ПРАВИЛНИК – ЈАВНЕ НАБАВКЕ
ЈУ ПОЗОРИШТЕ „БОРА СТАНКОВИЋ“
Народног Хероја број 1
Врање
ПРАВИЛНИК О ОРГАНИЗАЦИЈИ ПОСТУПКА ЈАВНИХ НАБАВКИ У ЈУ ПОЗОРИШТУ ,,БОРА СТАНКОВИЋ“ ВРАЊЕ
ПРЕДМЕТ УРЕЂИВАЊА
Члан 1.
Овим Правилником ближе се уређује процедура планирања јавних набавки, спровођење поступака јавних набавки и извршење уговора о јавној набавци унутар ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
ОСНОВНЕ ОДРЕДБЕ
Примена
Члан 2.
Овај Правилник је намењен свим запосленима у ЈУ Позоришту ,,Бора Станковић“ који су, у складу са важећом регулативом и унутрашњим општим актима, укључени у планирање јавних набавки, спровођење поступака јавних набавки, извршење уговора и контролу јавних набавки.
ЦИЉЕВИ
Члан 3.
Циљ Правилника је да се јавне набавке спроводе у складу са Законом, да се обезбеди једнакост, конкуренција и заштита понуђача од било ког вида дискриминације, да се обезбеди благовремено прибављање добара, услуга и радова уз најниже трошкове и у складу са објективним потребама ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
Општи циљеви овог Правилника су:
1) јасно и прецизно уређивање и усклађивање обављања свих послова јавних набавки, а нарочито спровођења поступка и праћења извршења уговора о јавним набавкама.
2) утврђивање обавезе писане, односно електронске комуникације у поступку јавне набавке и у вези о обављањем послова јавних набавки,
3) евидентирање свих радњи и аката током спровођења поступка и извршења уговора о јавним набавкама,
4) уређивање овлашћења и одговорности у свим фазама јавних набавки
Начин комуникације
Члан 4.
Комуникација у поступку јавне набавке и у вези са обављањем послова јавних набавки одвија се у складу са Законом о јавним набавкама.
Комуникација се мора одвијати на начин да се обезбеди чување поверљивих података.
Лице за јавне набавке евидентира документе, обрађује ради поступања из делокруга својих послова, и чува на начин, по прописима и у прописаним роковима.
НАЧИН ПЛАНИРАЊА ЈАВНИХ НАБАВКИ
План јавних набавки
Члан 5.
План јавних набавки садржи обавезне елементе одређене Законом и подзаконским актом и мора бити усаглашен са Финансијским планом ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
План јавних набавки доноси директор ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
План се објављује у складу са Законом о јавним набавкама.
План јавних набавки се израђује у сарадњи свих организационих јединица ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ којих се то тиче. Све организационе јединице ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ од којих лице за јавне набавке тражи податке за састављање Плана јавних набавки, дужне су да те податке доставе у року које је наведен у захтеву.
Критеријуми за планирање јавних набавки
Члан 6.
Све организационе јединице и овлашћено лице се руководе следећим критеријумима за планирање јавних набавки:
1) да ли је предмет јавне набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисане у релевантним документима ( прописи, стандарди, годишњи програми рада, усвојене стратегије и планови)
2) да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета јавне набавке одговарају стварним потребама наручиоца
3) да ли је процењена вредност јавне набавке одговарајућа с обзиром на циљеве, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (цена и остали услови јавне набавке)
4) да ли јавна набавка има за последицу стварање додатних трошкова, колика је висина и каква је природа тих трошкова и да ли је као таква исплатива
5) да ли постоје друга могућа решења за задовољавање истих потреба и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће
6) стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл)
7) прикупљање и анализа постојећих информација и база података о добављачима и закљученим уговорима
8) праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл.
9) трошкови животног циклуса предмета јавне набавке (трошак јавне набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе)
10) ризици и трошкови у случају неспровођења јавне набавке, као и трошкови алтернативних решења.
Учесници у планирању јавних набавки
Члан 7.
За израду нацрта Плана јавних набавки задужено је лице за јавне набавке, у координацији са одговорним лицима организационих јединица ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
Приликом планирања сложених јавних набавки, директор ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ може ангажовати стручна лица која нису запослена у ЈУ Позоришту ,,Бора Станковић“.
Временски оквир за планирање
Члан 8.
Активности у вези израде и доношења Плана јавних набавки се планирају тако да прате припрему и доношење Програма рада и Финансијског плана ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
Начин исказивања потреба за сваку појединачну јавну набавку
Члан 9.
Лице за јавне набавке доноси инструкције за планирање за наредну календарску годину и исте доставља свим организационим јединицама ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“. Уколико није одређен рок за доставу акта у вези планираних набавки за наредну календарску годину, онда је то 21. дан од дана пријема инструкција.
Приликом исказивања потреба у организационим јединицама ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“, планирање се спроводи у складу са Програмом рада ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
Правила и начин одређивања предмета јавне набавке и техничких спецификација предмета јавне набавке
Члан 10.
Лице за јавне набавке или друго лице које за то директор овласти, започиње поступак (расписивање) у складу са Планом јавних набавки
Члан 11.
Предмет јавне набавке могу бити добра, услуге или радови који су одређени у складу са Законом и Општим речником набавки.
Техничком спецификацијом на јасан, објективан и разумљив начин, у складу са Законом и критеријумима за планирање јавних набавки, одређује се шта је предмет јавне набавке (које количине се набављају, који је ниво квалитета који представља циљ набавке)
Правила и начин одређивања процењене вредности јанве набавке
Члан 12.
Процењена вредност јавне набавке одређује се у складу са техничким спецификацијама утврђеног предмета јавне набавке и утврђеним количинама, а као резултат претходног искуства у набавци конкретног предмета јавне набавке и спроведеног истраживања тржишта.
Начин испитивања и истраживања тржишта предмета јавне набавке
Члан 13.
Методи за испитивање и истраживање тржишта су: претходна искуства у јавној набавци овог предмета јавне набавке (постојеће информације и базе података о добављачима и уговорима), испитивање искустава других наручилаца, истраживање путем интернета (ценовници понуђача, Портал јавних набавки и сл.) и на други погодан начин, имајући у виду сваки предмет јавне набавке појединачно.
Начин одређивања периода на који се уговор о јавној набавци закључује
Члан 14.
Лице за јавне набавке у сарадњи са организационом јединицом која је иницирала набавку, одређују период на које се уговор о јавној набавци закључује, у складу са важећим прописима и реалним потребама ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“, начелом економичности и ефикасности, а као резултат истраживања тржишта сваког предмета јавне набавке.
Одређивање динамике покретања поступка јавне набавке
Члан 15.
Динамику покретања поступака јавних набавки одређује лице за јавне набавке, у договору са претходно дефинисаним оквирним датумима закључења и извршења уговора, а имајући у виду врсту поступка јавне набавке који се спроводи за сваки предмет јавне набавке, објективне рокове за припрему и достављање понуда, као и прописане рокове за захтев за заштиту права.
Испитивање оправданости резервисане јавне набавке
Члан 16.
У случају да лице за јавне набавке, а као резултат истраживања тржишта сваког предмета јавне набавке, добије предлог да се спроведе резервисана јавна набавка, онда лице за јавне набавке одређује да ли је оправдано (могуће или објективно), спровести резервисану јавну набавку.
Испитивање оправданости заједничког спровођења јавне набавке
Члан 17.
Лице за јавне набавке треба да процени да ли је оправдан предлог за заједничко спровођење јавне набавке и да о томе упути образложен предлог директору ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ ради коначне одлуке, имајући у виду резултате истраживања тржишта сваког предмета јавне набавке и потребе наручиоца.
Извештај о извршењу плана јавних набавки
Члан 18.
Лице за јавне набавке је дужно да прикупља и евидентира податке о поступцима јавних набавки и закљученим уговорима о јавним набавкама.
Управа за јавне набавке ближе одређује садржину извештаја о јавним набавкама и начин вођења евиденција о јавним набавкама.
Члан 19.
Сва акта у поступку јавне набавке потписује директор ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“, а парафира лице које је обрађивало предмет и према потреби потписује Комисија за јавну набавку.
СПРОВОЂЕЊЕ ПОСТУПКА ЈАВНЕ НАБАВКЕ
Услови за покретање поступка јавне набавке
Члан 20.
Уколико је потребно спровести преговарачки поступак, директор и лице за јавне набавке дужни су да заједнички сачине образложење за покретање преговарачког поступка без објављивања позива за подношење понуда и прибаве потребне доказе, уколико сматрају да су испуњени Законом прописани услови за покретање ове врсте поступка.
Члан 21.
Пре покретања преговарачког поступка у случајевима где је то прописано Законом о јавним набавкама, лице за јавне набавке упућује захтев Управи за јавне набавке, ради добијања мишљења о основаности преговарачког поступка.
Члан 22.
Поступак заједничке јавне набавке покреће се доношењем одлуке о заједничком спровођењу поступка јавне набавке, која се доставља на мишљење Управи за јавне набавке. Одлука се израђује у складу са моделом који је израдила Управа за јавне набавке.
Начин покретања поступка јавне набавке
Члан 23.
Лице за јавне набавке благовремено сачињава предлог одлуке о покретању поступка јавне набавке и доставља директору на потпис.
Предлог одлуке о покретању поступка јавне набавке може сачинити и друго лице које директор овласти.
Члан 24.
Директор писаним путем у одлуци одређује лица која ће бити именована у комисију за јавну набавку.
Комисија за јавну набавку
Члан 25.
За чланове комисије се именују запослена лица која имају знање из области из које је предмет јавне набавке.
У комисију се може именовати лице које није запослено код наручиоца
Лице за јавне набавке је обрађивач предмета.
Обрађивач предмета може бити и друго лице које директор овласти.
Лице за јавне набавке се по правилу именује у комисију за јавну набавку. У комисију се не могу именовати лица која могу бити у сукобу интереса за предмет јавне набавке.
Делокруг рада комисије за јавну набавку
Члан 26.
Комисија за јавну набавку одговара за законитост спровођења поступка јавне набавке.
Комисија за јавну набавку је дужна:
1) да припреми конкурсну документацију, огласе о јавним набавкама, измене или допуне конкурсне документација, додатне информације или објашњења у вези са припремањем понуда или пријава,
2) да прегледа, оцењује и рангира понуде или пријаве,
3) да води преговарачки поступак
4) да сачини писмени извештај у складу са Законом о јавним набавкама,
5) да у оквиру наведеног извештаја припреми предлог одлуке о додели уговора, предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке,
6) да одлучи поводом поднетог захтева за заштиту права
7) да предузима друге радње у поступку у зависности од врсте поступка и предмета јавне набавке.
Стручна помоћ комисији за јавне набавке
Члан 27.
Сва запослена лица у ЈУ Позоришту ,,Бора Станковић“ су дужна да у оквиру своје надлежности пруже стручну помоћ Комисији за јавну набавку.
Сва запослена лица у ЈУ Позоришту ,,Бора Станковић“ су дужна да у оквиру своје надлежности пруже стручну помоћ лицу за јавне набавке.
Начин пружања стручне помоћи Комисији, односно лицу које спроводи поступак јавне набавке
Члан 28.
Стручну помоћ која се пружа комисији, чине:
– објаве огласа о јавној набавци, конкурсне документације и других аката у поступку јавне набавке,
– додатна појашњења техничке спецификације по захтеву комисије. Комисија за јавну набавку има право да врши корекције, односно, измене достављене техничке спецификације, уз претходно прибављену сагласност директора ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“,
– рачунска провера понуда. За потребе Комисије за јавну набавку, лице из финансијске службе ће извршити рачунску проверу понуде,
– други облици стручне помоћи.
Начин поступања у току израде конкурсне документације
Члан 29.
Комисија за јавну набавку припрема конкурсну документацију, на начин утврђен Законом и подзаконским актима који уређују област јавних набавки, тако да понуђачи на основу исте могу да припреме прихватљиву и одговарајућу понуду.
Конкурсна документација мора да садржи елементе прописане подзаконским актом којим су уређени обавезни елементи конкурсне документације у поступцима јавних набавки.
Додатне информације или појашњења и измене и допуне конкурсне документације
Члан 30.
Додатне информације или појашњења и потребне измене и допуне конкурсне документације, сачињава комисија за јавну набавку, а за сваку јавну набавку се одређује особа за контакт из састава Комисије.
Објављивање у поступку јавне набавке
Члан 31.
Објављивање огласа о јавној набавци, конкурсне документације и других аката у поступку јавне набавке врши лице за јавне набавке за потребе Комисије за јавну набавку, у складу за Законом.
Објављивање огласа о јавној набавци, конкурсне документације и других аката за потребе комисије за јавну набавку у поступку јавне набавке може вршити и друго лице које директор овласти, у складу са Законом.
Достављање и пријем писмена у пословима јавних набавки
Члан 32.
Достављање, пријем и евидентирање у вези са поступком јавне набавке обавља се у складу са Законом о јавним набавкама.
Приликом пријема, обележава се време пријема и евидентира број и датум приспећа.
Документи се чувају на начин да не дођу у посед неовлашћених лица.
Отварање понуда
Члан 33.
На поступак отварања понуда примењују се прописи којима се уређују јавне набавке.
Одредбе овог члана сходно се примењују и на отварање пријава.
Начин поступања у фази стручне оцене понуда
Члан 34.
Комисија врши стручну оцену понуда након окончања поступка отварања, у складу са Законом и сачињава извештај о поступку јавне набавке.
Извештај из става 1. овог члана мора да садржи податке у складу са Законом о јавним набавкама.
Доношење одлуке у постпку
Члан 35.
У складу са Извештајем о поступку јавне набавке, комисија за јавну набаку припрема предлог одлуке о додели уговора, предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке.
Предлог одлуке из става 1. овог члана доставља се директору ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ на потписивање.
Начин поступања у току закључивања уговора
Члан 36.
По истеку рока за подношење захтева за заштиту права након доношења одлуке о додели уговора, односно одлуке о закључењу оквирног споразума, односно ако у року предвиђеним Законом није поднет захтев за заштиту права или је захтев за заштиту права одбачен или одбије, лице за јавне набавке или друго лице које у складу са Законом директор овласти, уноси податке у уговор у складу са понудом понуђача коме је одлуком о додели уговора додељен уговор.
Уговор мора одговарати моделу уговора из конкурсне документације.
Уговор се сачињава у довољном броју примерака, према потреби наручиоца.
Након потписивања уговора од стране ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“, Председник комисије или лице за јавне набавке доставља примерке уговора на потписивање другој уговорној страни,
Поступање у случају подношења захтева за заштиту права
Члан 37.
Комисија поступа по пријему захтева за заштиту права у складу са Законом.
У случају потребе за стручном помоћи, комисија поступа у складу са одредбама Акта које регулишу начин пружања стручне помоћи.
Овлашћења и одговорности у поступку јавне набавке
Члан 38.
За законитост поступка јавне набавке, сачињавање предлога и доношење одлука, решења и других аката у поступку јавне набавке одговорни су: Директор ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ и Комисија за јавну набавку.
Акте у поступку јавне набавке сачињава комисија за јавну набавку. Услове за учешће у поступку јавне набавке одређује комисија за јавну набавку у складу са Законом.
Обликовање јавне набавке по партијама одређује лице за јавне набавке или друго лице које директор за то овласти у складу са Законом.
Техничке спецификације предмета јавне набавке одређује лице које је од стране директора овлашћено за израду техничке спецификације и одговорно је за исте. Техничке спецификације, као обавезан део конкурсне документације, одређују се на начин који ће омогућити задовољавање стварних потреба наручиоца и истовремено омогућити широком кругу понуђача да поднесу одговарајуће понуде.
Комисија може извршити измене техничких спецификација, уз претходну сагласност лица које је одговорно за техничке спецификације.
Критеријуме за доделу уговора и елементе критеријума, као и методологију за доделу пондера за сваки елемент критеријума, начин навођења, описивања и вредновања елемената критеријума у конкурсној документацији, утврђује комисија, узимајући у обзир врсту, техничку сложеност, трајање, вредност јавне набавке и сл.
Модел уговора сачињава комисија. Уколико модел уговора који комисија припрема као саставни део конкурсне документације захтева посебна стручна знања, комисија може захтевати стручну помоћ и других лица које за то директор овласти.
У поступку заштите права поступа комисија за набавку. Ако је захтев за заштиту права уредан, благовремен и изјављен од стране овлашћеног лица, комисија за јавну набавку је дужна да на основу чињеничног стања, у име и за рачун наручиоца одлучи по поднетом захтеву, тако што са примљеним захтевом за заштиту права предузима радње на начин, у роковима и по поступку које је прописан Законом.
За поступање у роковима за закључење уговора, одговорни су директор ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ и комисија за јавне набавке.
Прикупљање података, сачињавање и достављање извештаја о јавним набавкама Канцеларији за јавне набавке и Државној ревизорској институцији врши лице за јавне набавке, а Министарству финансија службе које су надлежне за одговарајућу врсту посла.
Начин обезбеђивања конкуренције
Члан 39.
Конкуренција у свим поступцима јавне набавке обезбеђује се у складу са Законом о јавним набавкама, уз обавезу примене начела транспарентности поступка јавне набавке.
Начин поступања у циљу заштите података и одређивање поверљивости
Члан 40.
Сва лица која су имала увид у податке о понуђачима садржане у понуди које је као поверљиве, у складу са Законом, понуђач означио у понуди, дужни су да чувају као поверљиве и одбију давање информације која би значила повреду поверљивости података добијених у понуди.
Свим лицима која учествују у спровођењу поступка јавне набавке, односно у припреми конкурсне документације за јавну набавку или појединих њених делова, забрањено је да трећим лицима саопштавају било које незваничне податке у вези са јавном набавком.
Одређивање поверљивости
Члан 41.
У конкурсној документацији може се захтевати заштита поверљивости података које се понуђачима стављају на располагање, укључујући и њихове подизвођаче.
Комисија је дужна да поступа са поверљивим подацима у складу са Законом.
Начин евидентирања свих радњи и аката, чувања документације у вези са јавним набавкама и вођења евиденције закључених уговора и добављача
Члан 42.
Лице за јавне набавке води евиденцију свих закључених уговора о јавним набавкама и евиденцију добављача, у писаној и/или електронској форми.
Спровођење набавки на које се не примењује Закон о јавним набавкама
Члан 43.
Набавку врши лице за јавне набавке или друго лице које директор за то овласти.
Организационе јединице упућују директору ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ требовање за одобрење покретања набавке, које директор парафира, чиме се сматра да је дао налог да се покрене поступак набавке. Организационе јединице које требују специфичну робу, радове или услуге, дужне су да уз требовање пруже стручне инструкције и стручну помоћ, непосредно или преко лица кога овласте, лицу за јавне набавке у поступку реализације набавке.
Лице које спроводи поступак набавке је приликом спровођења набавке дужно да, спречи постојање сукоба интереса, истражи тржиште, обезбеди конкуренцију и да обезбеди да уговорена цена не буде већа од упоредива тржишне цене.
Члан 44.
Ради остваривања конкуренције, у поступку набавке, увек када је то могуће, позивају се најмање три лица која обављају делатност која је предмет набавке и која су према сазнањима способна да изврше набавку.
Рок које се оставља контактираним понуђачима мора бити примерен предмету набавке и мора бити познат контактираним понуђачима.
Након добијања тражених података од контактираних понуђача, лице које спроводи поступак набавке врши оцену и бира најповољнијег понуђача, без обзира на број примљених понуда.
НАЧИН ПРАЋЕЊА ИЗВРШЕЊА УГОВОРА О ЈАВНОЈ НАБАВЦИ
Правила комуникације са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора
Члан 45.
Комуникација са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци одвија се искључиво писаним путим, односно путим поште, електронске поште или факсом.
Комуникацију са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци може вршити лице за јавне набавке.
Одређивање лица за праћење извршења уговора о јавним набавкама
Члан 46.
Квантитативни и квалитативни пријем добара и проверу цена врши лице које за то овласти директор ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
Извршење уговора за радове и услуге врши лице које је задужено за контролу спровођења уговора.
Пратећу документацију приликом пријема добара, услуга и радова, као и проверу цена, у електронском облику обрађује финансијска служба.
Критеријуми, правила и начин провере квантитета и квалитета испоручених добара, пружених услуга или изведених радова
Члан 47.
Лице које врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, проверава:
– да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном,
– да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом.
Правила за потписивање докумената о извршеном пријему добара, услуга или радова
Члан 48.
Лице које врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, потписује отпремницу, извештај о извршењу услуге или радова или други документ чиме се потврђује пријем одређене количине и тражене врсте добара, услуга или радова и да испоручена добра, услуге или радови у свему одговарају уговореним.
Правила пријема и оверавања рачуна и других докумената за плаћање
Члан 49.
После пријема рачуна за испоручена добра, пружене услуге или изведене радове, финансијска служба проверава постојање обавезних података на рачуну, који су прописани законом, а код увоза добара и комплетност документације о извршеном увозу, као и уговорене рокове и услове плаћања.
Ако рачун не садржи све податке прописане законом или ако документација о извршеном увозу није комплетна, финансијска служба рачун враћа издаваоцу рачуна.
Након извршене контроле и комплетирања пратеће документације за плаћање, финансијска служба рачун обрађује и доставља на плаћање.
Правила поступка реализације уговорених средстава финансијског обезбеђења
Члан 50.
Финансијска служба чува средства финансијског обезбеђења, прати рокове важења достављених средстава финансијског обезбеђења и у случају да утврди да постоји потреба да се продуже рокови важења тих средстава обавештава лице за јавне набавке.
Уколико је потребно продужити рокове важења ових средстава, претходно се оцени о могућности продужења рокова у складу са Законом, уговором по коме су ова средства достављена и другим прописима којима је регулисана ова област.
У случају када утврде разлоге за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, лице које је именовано да врши радње у вези са праћењем извршења уговора о јавним набавкама о томе без одлагања обавештава руководиоца финансијске службе, уз достављање потребних образложења и доказа.
Руководилац финансијске службе у сарадњи са лицем за јавне набавке проверава испуњеност услова за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, и уколико су за то испуњени услови, обавештава директора ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“.
Финансијска служба одмах након реализације уговорених средстава финансијског обезбеђења о томе обавештава лице за јавне набавке.
Члан 51.
Овај правилник ступа на снагу даном доношења.
Правилник објавити на интернет страници ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић“ – www.pozoriste-vranje.rs
Директор
ЈУ Позоришта ,,Бора Станковић”
Ненад Јовић